Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinschG)

§ 40 HinSchG

Die Gesetzesverordnung besagt, dass es verpflichtend ist, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben. Seit Dezember können Bußgelder verhängt werden, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet wurde.

Als Unternehmer steht es Ihnen frei, eine unabhängige externe Fachkraft zu beauftragen, Ihre interne Meldestelle einzurichten und zu führen.

Laut Hinweisgeberschutzgesetz muss es dem Hinweisgeber ermöglicht werden, mündliche Meldungen oder Meldungen in Textform abzugeben. Damit sind verschiedene Meldekanäle denkbar, wie beispielsweise persönlich, schriftlich, telefonisch oder auf einem digitalen Portal.

Bitte beachten:

Schon bei der Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems muss er Betriebsrat beteiligt werden.

Die Vorteile, die für die Betreibung Ihrer Meldestelle durch eine externe Person sprechen, sind vielfältig:

• In der Regel bestehen bei externen Fachleuten keine Interessenskonflikte. Bei einer internen Vergabe können Konflikte auftreten, da die Meldestellenbeauftragten möglicherweise auch gegen Kollegen oder Vorgesetzte ermitteln müssen.

• Für Sie fallen keine Kosten für Aus- und Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter an, die für diese Position erforderlich sind.

• Da der Zeitaufwand nicht eindeutig abgeschätzt werden kann, müssten Sie bei einer internen Aufgabenvergabe ein recht umfangreiches Zeitkontingent für die Bearbeitung der Meldungen einkalkulieren. Das entfällt bei einer externen Beauftragung.

• In der Regel fällt es Mitarbeitern leichter, einer unabhängigen zuständigen Person, die nicht Ihrem Unternehmen angehört, ein Problem im Unternehmen anzuvertrauen, als z. B. Kollegen oder Vorgesetzten. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit einer Meldung, die einer Eskalation des Problems im Unternehmen vorbeugt.

Der / die interne Meldestellenbeauftragte muss laut Gesetz über "die notwendige Fachkunde" verfügen. Somit sind Kenntnisse im Hinweisgeberschutzgesetz und den Vorgaben des Meldestellenbetriebes erforderlich. Zudem arbeitet die Person unabhängig und weisungsfrei und bearbeitet die Hinweise absolut vertraulich.

Die Komplexität des Hinweisgeberschutzgesetzes ist hoch und setzt einen vertrauensvollen und verschwiegenen Umgang mit den sensiblen Informationen voraus. Es gibt zudem eine große Schnittmenge zwischen Datenschutz und Hinweisgeberschutz.

Bei der internen Meldestelle werden personenbezogene Daten verarbeitet und deshalb muss diese auch die Vorgaben aus der DSGVO im Blick haben und einhalten.

So ist beispielsweise vorab eine Datenschutzfolgenabschätzung durchzuführen, die Meldestellenbeauftragten müssen die notwendige Fachkunde besitzen und auf die Vertraulichkeit verpflichtet werden. Ebenfalls müssen die allgemeinen Datenschutzgrundsätze, wie z. B. Zweckbindung, Datenminimierung, Aktualität der Daten sowie die Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie die Löschung mittels technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), gewährleistet sein.

Folgende Aufgaben werden von mir als interner Meldestellenbeauftragter unter Berücksichtigung der Vorgaben aus der DSGVO übernommen:

1. Betreiben von mindestens einem Meldekanal.
2. Bestätigen des Eingangs eines Hinweises.
3. Prüfen, ob die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich des HinschG fällt.
4. Kontakt halten mit den hinweisgebenden Personen.
5. Prüfen der Meldung auf Stichhaltigkeit.
6. Einfordern von weiteren Informationen.
7. Ergreifen von Folgemaßnahmen.
8. Dokumentation des gesamten Vorfalls.